Politique de Confidentialité & RGPD – OMEX Hospitality

1. Identité du Responsable de Traitement

Le traitement des données personnelles collectées via l’application OMEX Hospitality est effectué par :
OMEX Hospitality
2A Impasse des bombinettes, 13003 Marseille – France
Email de contact : najib.chari@gmail.com

Représentant légal : Najib Chari
Délégué à la Protection des Données (DPO) : Non désigné

2. Objet de la Politique

La présente politique explique de manière claire et transparente :

• quelles données sont collectées,
• pourquoi elles le sont,
• comment elles sont utilisées,
• comment fonctionne l’IA d’OMEX,
• quels sont vos droits,
• comment nous sécurisons vos données.

Elle s'applique à l’ensemble des utilisateurs de l’application OMEX, clients des hôtels partenaires et membres autorisés.

3. Description du Service OMEX

OMEX est une application destinée aux hôtels permettant :

• de créer des passes clients personnalisés,
• de gérer un système de points,
• d'analyser les comportements de consommation,
• d’offrir une expérience sur mesure aux voyageurs via un moteur d’IA,
• de fournir aux hôtels des statistiques anonymisées,
• de proposer des avantages, promos et événements basés sur les préférences des clients.

4. Données personnelles collectées

4.1 Données collectées via l’app OMEX

Les données suivantes peuvent être collectées :

Pour les clients des hôtels :

• Adresse email
• Numéro de téléphone
• Nom, prénom
• Date de naissance
• Langue
• Préférences (événements, promos utilisées, habitudes de consommation)
• Points fidélité et historique d’utilisation
• QR Code (identifiant unique)
• Habitudes d’usage de l'app
• Segments et profils générés automatiquement par l’IA (anonymisés)

Pour les utilisateurs professionnels (hôtels) :

• Nom, prénom
• Email professionnel
• Rôle dans l’établissement
• Activité dans l’interface (création de pass, validation, consultations)

4.2 Données collectées automatiquement

• Logs techniques (via Firebase)
• Informations de connexion
• Sécurité (accès, erreurs, tentatives)

Aucun tracker publicitaire n’est utilisé.

5. Finalités du traitement

Les données sont collectées exclusivement pour :

• la création et la gestion du Pass OMEX,
• le suivi des points, offres et avantages,
• la personnalisation de l’expérience client,
• les recommandations générées par l’IA,
• la production de statistiques anonymisées pour les hôtels,
• l’envoi d’emails liés au compte (via Resend),
• l’assistance humaine via un assistant de conciergerie tiers (Toyoko), avec votre consentement explicite, lorsque votre demande nécessite l’intervention d’un membre du personnel de l’hôtel,
• l’amélioration de l’application,
• la sécurité de l’accès aux comptes.

Aucune donnée personnelle sensible n’est collectée.

6. Base légale du traitement

Conformément au RGPD :

• Consentement : pour l’inscription à OMEX, l’usage des données et la personnalisation
• Exécution d’un contrat : fonctionnement du pass client et des services associés
• Intérêt légitime : mesures de sécurité, analyses internes, statistiques anonymisées

7. Durée de conservation

• Les données personnelles sont conservées 2 ans après la dernière activité du compte, puis supprimées automatiquement.
• Les données purement statistiques peuvent être conservées plus longtemps car elles sont anonymisées.
• Les logs techniques Firebase sont conservés selon la politique Google (généralement entre 30 jours et 1 an).

8. Sous-traitants et destinataires

Dans le cadre du fonctionnement d’OMEX, les données peuvent être transférées aux prestataires techniques suivants :

Tous ces prestataires sont choisis pour leur conformité avec le RGPD et les transferts vers les États-Unis sont encadrés par le Data Privacy Framework.

9. Transferts hors UE

Certains services (Firebase, Resend) impliquent des transferts vers les États-Unis. Ces transferts sont effectués conformément au EU–US Data Privacy Framework ou via des clauses contractuelles types (SCC) reconnues par la Commission européenne.

L’assistant Toyoko (§8, §11.1) repose sur une infrastructure répartie : sa base de données principale est hébergée en Europe, mais certains traitements techniques (stockage de certains fichiers, authentification, et le service d’intelligence artificielle générant les réponses) sont opérés aux États-Unis ou par un service mondial sans région dédiée. Ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types lorsque nécessaire. Vos coordonnées (nom, email, téléphone) ne sont concernées par ce flux que si vous avez explicitement consenti au partage décrit en §11.1.

10. Cookies et trackers

OMEX n’utilise aucun cookie publicitaire ni outil de tracking externe. Uniquement :

• cookies techniques essentiels
• sécurité Firebase
• gestion des sessions

Aucune bannière cookie n'est requise.

11. Fonctionnement de l’IA

L’IA interne OMEX (recommandations et segmentation) :

• analyse les comportements de consommation,
• détecte les préférences,
• construit des segments d’utilisateurs,
• recommande des offres adaptées,
• améliore l’expérience de l’utilisateur.

Elle ne collecte ni n’utilise : nom, prénom, email, numéro de téléphone. Elle ne prend aucune décision automatique ayant un impact important sur l’utilisateur. Toutes les recommandations sont non contraignantes.

11.1 Assistant de conciergerie tiers (Toyoko) et escalade humaine

Certains hôtels partenaires activent en option un widget de chat propulsé par un assistant conversationnel tiers, Toyoko. Cet assistant peut répondre seul à vos questions courantes sans accéder à votre nom, email ou téléphone. Lorsque votre demande nécessite l’intervention d’un membre du personnel de l’hôtel (« escalade humaine »), vos coordonnées ne sont transmises à Toyoko que si vous y consentez explicitement, selon deux mécanismes possibles :

• Consentement permanent : activé de façon durable depuis les Réglages de votre Pass (« Partager mes coordonnées avec l’assistant »), révocable à tout moment.
• Consentement ponctuel : accepté directement dans la conversation au moment où vous demandez à parler à un membre du personnel. Cette autorisation ne vaut que pour cette demande précise (un seul échange avec le personnel) — elle n’active pas le consentement permanent, n’est jamais réutilisée pour une autre conversation, un autre établissement, ou à des fins commerciales/marketing, et expire automatiquement.

Dans les deux cas, seuls votre nom, email et téléphone peuvent être transmis — jamais vos données de fidélité, votre historique ou vos habitudes de consommation. Chaque transmission est journalisée (voir §13).

12. Droits des utilisateurs

Conformément au RGPD, tout utilisateur peut demander :

• l’accès à ses données
• la rectification
• la suppression
• la limitation
• l’opposition
• l’export de ses données
• la révocation du consentement

Les demandes se font à : 📩 najib.chari@gmail.com

Réponse garantie sous 30 jours.

Le consentement permanent au partage de vos coordonnées avec l’assistant Toyoko (§11.1) est révocable à tout moment, indépendamment de vos autres consentements, directement depuis les Réglages de votre Pass.

13. Sécurité des données

OMEX met en place des mesures strictes :

• Authentification sécurisée (email + mot de passe via Firebase Auth)
• Chiffrement TLS systématique
• Sécurisation des accès via règles Firestore
• Audit logs automatisés via Firebase
• Accès strictement limité aux personnes autorisées
• Hébergement sur serveurs certifiés ISO 27001 / SOC2 (via Google Cloud)

14. Modifications de la Politique

La présente politique peut être amenée à évoluer. Toute modification majeure sera notifiée aux utilisateurs.

15. Contact

Pour toute question relative à la vie privée : 📩 najib.chari@gmail.com